Stempelkarte Vorlage kostenlos: Aufbau, Maße & Tipps
Jede Woche ohne Stempelkarte verlierst du Stammkunden, ohne es zu merken — in 20 Minuten hast du eine fertige Vorlage.
Du willst morgen Stempelkarten ausgeben, aber keine Stunden mit Designprogrammen verbringen. Hier bekommst du den kompletten Aufbau: Maße, Text-Bausteine, Regeln und Stempel-Anzahl. In 20 Minuten hast du eine Vorlage, die in jedem Textprogramm oder beim Online-Drucker funktioniert. Am Ende zeigen wir dir, wann die digitale Karte im Apple Wallet oder Google Wallet die bessere Wahl ist — weil sie nicht verloren geht und dir Kunden zurückbringt.
Der Aufbau: fünf Zonen, die jeder versteht
Eine gute Stempelkarte besteht aus fünf Zonen. Halte dich an diese Reihenfolge, dann versteht jeder Kunde die Karte sofort.
1. Kopfzeile mit Logo und Name.
Oben links oder mittig. Wer die Karte im Portemonnaie sieht, soll sofort wissen: Das ist von meinem Café.
2. Die Belohnung als Überschrift.
Nicht „Treuekarte", sondern der Nutzen: „10 Stempel, 1 Kaffee gratis". Die Belohnung ist der Grund, warum die Karte behalten wird.
3. Das Stempelraster.
Gleich große Kreise oder Quadrate, mindestens 12 mm Durchmesser. Sonst passt der Gummistempel nicht sauber rein. Das letzte Feld darf optisch hervorgehoben sein (Stern, anderer Rahmen).
4. Die Regeln in zwei bis drei Zeilen.
Klein, aber lesbar. Was hier fehlt, wird später an der Kasse diskutiert. Meist auf der Rückseite.
5. Kontakt und Datum.
Adresse oder Website, optional ein Feld für das Ausgabedatum.
Vorderseite: Logo, Belohnung, Raster.
Rückseite: Regeln, Kontakt, Datum.
So bleibt die Vorderseite aufgeräumt.
Maße, Papier, Druck: was funktioniert
Die häufigste Frage: Welches Format? Diese Werte funktionieren in der Praxis:
| Element | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Format | 85,6 x 54 mm (Scheckkarte) | Passt in jedes Portemonnaie |
| Alternative | 74 x 105 mm (DIN A7) | Mehr Platz für 12+ Felder |
| Beschnitt | 2–3 mm Zugabe pro Seite | Druckereien schneiden nicht auf den Zehntelmillimeter |
| Sicherheitsabstand | 3 mm vom Rand für Text | Nichts wird angeschnitten |
| Stempelfeld | 12–16 mm Durchmesser | Gummistempel passt hinein |
| Papier | 300–350 g/m² Karton | Übersteht Wochen im Portemonnaie |
| Oberfläche | Matt, ohne Lack auf den Feldern | Stempelfarbe verschmiert nicht |
Wichtig beim Druck: Lass die Stempelfelder unbeschichtet. Glänzend lackierte Karten sehen edel aus, aber die Stempelfarbe trocknet auf Lack nicht und schmiert ab. Viele Online-Drucker bieten partielle Lackierung an — die Rückseite mit dem Raster bleibt dann matt.
Text-Bausteine zum Kopieren
Diese Formulierungen kannst du direkt übernehmen und anpassen.
Für die Belohnung (Vorderseite):
- 10 Stempel sammeln, der 11. Kaffee geht aufs Haus.
- 8 Stempel, 1 Brötchentüte gratis.
- 5 Haarschnitte, der 6. Schnitt zum halben Preis.
- Nach 6 Wäschen: 1 Wäsche gratis.
Für die Regeln (Rückseite):
- Ein Stempel pro Einkauf ab 3 Euro.
- Die Karte ist nicht übertragbar und nur in unserer Filiale gültig.
- Gültig 12 Monate ab Ausgabedatum.
- Keine Barauszahlung, keine Kombination mit anderen Aktionen.
- Bei Verlust der Karte erlischt der gesammelte Stand.
Wie du Regeln so formulierst, dass sie an der Kasse keine Diskussionen auslösen, steht ausführlich im Beitrag Stempelkarten-Regeln formulieren.
Wie viele Stempel bis zur Belohnung?
Die Stempel-Anzahl ist die wichtigste Entscheidung. Sie bestimmt, ob Kunden die Karte durchhalten. Eine einfache Faustregel: Die Belohnung sollte innerhalb von sechs bis acht Wochen erreichbar sein.
- Täglicher Konsum (Kaffee, Brötchen, Mittagstisch): 8–10 Stempel. Wer zweimal pro Woche kommt, hat die Karte nach etwa fünf Wochen voll.
- Wöchentlicher Konsum (Wäscherei, Autowäsche, Eisdiele im Sommer): 6–8 Stempel.
- Monatlicher Konsum (Friseur, Kosmetik, Nagelstudio): 4–6 Stempel. Bei 10 Stempeln würde der Kunde fast ein Jahr sammeln — und die Karte vorher vergessen.
Beispielrechnung für ein Café:
10 Stempel, jeder Kaffee kostet 3,20 Euro. Der Gratiskaffee hat einen Warenwert von rund 0,80 Euro. Für zehn bezahlte Besuche mit 32 Euro Umsatz gibst du 0,80 Euro Wareneinsatz aus. Die Belohnung kostet dich also 2,5 Prozent des Umsatzes, den die Karte begleitet.
Mehr zur passenden Mechanik findest du unter Wie viele Stempel bis zur Belohnung.
Mach den Selbsttest: Ist deine Stempelkarte durchdacht?
Bevor du druckst, prüf diese Punkte:
- Ist die Belohnung in 6–8 Wochen erreichbar?
- Passt das Format (85,6 x 54 mm) in jedes Portemonnaie?
- Sind die Stempelfelder mindestens 12 mm groß?
- Stehen die Regeln (Gültigkeit, ein Stempel pro Einkauf) auf der Rückseite?
- Ist die Oberfläche der Stempelfelder matt (kein Lack)?
- Hast du ein Feld für das Ausgabedatum?
Wenn du alle Punkte abhaken kannst, ist deine Vorlage fertig.
Schritt für Schritt: Vorlage in 20 Minuten bauen
- Neues Dokument im Format 85,6 x 54 mm anlegen, plus 3 mm Beschnitt auf jeder Seite.
- Logo oben platzieren, darunter die Belohnung in großer Schrift.
- Ein Raster aus 2 Reihen mit je 5 Kreisen einfügen, Durchmesser 14 mm, Abstand 4 mm.
- Letzten Kreis mit Stern oder Schrift „Gratis" markieren.
- Rückseite anlegen: drei Regel-Zeilen, Adresse, Feld für Ausgabedatum.
- Als PDF mit Schnittmarken exportieren und beim Drucker in 300 g Karton bestellen.
Für den Start reichen 250 bis 500 Karten. Das ist genug, um zu sehen, wie viele Kunden mitmachen — ohne dass Kartons voll ungenutzter Karten im Lager stehen.
Was passiert, wenn du nichts änderst
Ohne Stempelkarte verlierst du jede Woche Stammkunden, ohne es zu merken. Der Kunde kommt zweimal, dann nie wieder — weil er keinen Grund hat, wiederzukommen. Du hast keine Möglichkeit, ihn zu erreichen. Keine Erinnerung, keine zweite Chance. Die Papier-Stempelkarte löst das teilweise, aber sie hat drei strukturelle Schwächen:
- Sie liegt zu Hause. Der Kunde ist im Laden, die Karte im anderen Portemonnaie. Der Stempel geht verloren, die Motivation auch.
- Du kannst niemanden erreichen. Wer drei Wochen nicht kommt, bekommt keine Erinnerung. Die Karte ist ein stummes Stück Pappe.
- Du weißt nichts. Wie viele Karten sind im Umlauf, wie viele werden eingelöst, wer kommt wieder? Alles Schätzung.
Genau hier setzt die digitale Stempelkarte an.
Wann die digitale Karte im Wallet die bessere Vorlage ist
Der Kunde scannt einmal den QR-Code am Aufsteller, die Karte landet in Sekunden im Apple Wallet oder Google Wallet — ohne App. Gestempelt wird per Scan mit dem Smartphone deines Teams, ohne Hardware. Und weil die Karte auf dem Handy liegt, kannst du Push-Nachrichten auf den Sperrbildschirm senden, inaktive Kunden automatisch zurückholen und im Dashboard live sehen, was passiert.
Die Regeln, die du oben für deine Papier-Vorlage aufgeschrieben hast, gelten digital genauso. Der Unterschied: Scan-Cooldowns (technische Sperren, die verhindern, dass ein Kunde zweimal in kurzer Zeit stempelt) setzen die Regel „ein Stempel pro Einkauf" technisch durch — statt sie an der Kasse zu diskutieren.
Wie das im Detail funktioniert, erklärt Digitale Stempelkarte: So funktioniert sie.
Fazit
Eine kostenlose Stempelkarte-Vorlage brauchst du nicht herunterzuladen. Mit den Maßen, Bausteinen und Regeln aus diesem Beitrag baust du sie in 20 Minuten selbst. Achte auf das Scheckkartenformat, matte Stempelfelder, 300 g Karton und eine Belohnung, die in sechs bis acht Wochen erreichbar ist. Wenn du merkst, dass Karten zu Hause liegen bleiben und du deine Stammkunden nie erreichen kannst, ist die digitale Karte im Wallet der nächste Schritt. Mit stampa legst du sie in wenigen Minuten an, inklusive fertigem Aufsteller mit QR-Code — kostenlos bis 100 aktive Kunden, ohne Kreditkarte. Hier kannst du kostenlos starten.