Stempelkarte Regeln formulieren: Texte für Papier & digital
Ohne klare Regeln auf der Karte kostet dich jede Einlösung Zeit – und im schlimmsten Fall einen Stammkunden.
Stempelkarte Regeln formulieren – das überspringen viele Läden. Dann gibt es an der Kasse Diskussionen: Zählt der Kaugummi als Einkauf? Darf die Freundin die Karte nutzen? Gilt sie noch nach zwei Jahren?
Dieser Beitrag liefert dir konkrete Formulierungen für jede Regel. Zum Kopieren für Papier und für die digitale Stempelkarte im Wallet. Du erfährst, welche Regeln Pflicht sind, welche optional – und wie du sie so schreibst, dass niemand sie missversteht.
Warum Regeln vor dem ersten Stempel draufgehören
Eine Regel, die erst beim Einlösen auftaucht, wirkt wie ein Trick.
Der Kunde hat zehn Stempel gesammelt. Jetzt hört er: Die Karte ist abgelaufen, oder der Cappuccino zählt nicht. Das Ergebnis: ein verlorener Stammkunde. Egal, ob die Regel berechtigt war.
Deshalb gehören die Regeln auf die Karte, bevor der erste Stempel drauf ist. Auf Papier auf die Rückseite. Digital auf die Rückseite des Wallet-Passes oder auf die Seite, auf der die Karte hinzugefügt wird.
Kurz, lesbar, ohne Juristendeutsch. Drei bis fünf Zeilen reichen.
Die vier Pflichtregeln mit Beispieltexten
1. Wofür gibt es einen Stempel
Das ist die häufigste Diskussionsquelle. Sag klar, was zählt:
- Ein Stempel pro Einkauf.
- Ein Stempel pro Einkauf ab 3 Euro.
- Ein Stempel pro Heißgetränk.
- Ein Stempel pro Haarschnitt oder Behandlung.
- Ein Stempel pro Wäsche, unabhängig vom Programm.
Der Zusatz „pro Einkauf" verhindert, dass drei Kaffees auf einem Bon drei Stempel bringen. Wenn du das erlauben willst, schreib es explizit: „Ein Stempel pro Getränk, auch bei mehreren auf einem Bon."
2. Wie viele Stempel bis zur Belohnung – und was sie ist
- 10 Stempel: 1 Kaffee nach Wahl gratis.
- 8 Stempel: 1 Brötchentüte bis 4 Euro gratis.
- 5 Stempel: Der 6. Haarschnitt zum halben Preis.
- 6 Stempel: 1 Wäsche bis Programm Standard gratis.
Nenne bei Gratisprodukten den Rahmen. Sonst bestellt jemand beim Gratiskaffee den großen Caramel Latte mit Hafermilch.
Wie du die richtige Anzahl findest, steht in Wie viele Stempel bis zur Belohnung.
3. Übertragbarkeit
- Die Karte ist nicht übertragbar.
- Die Karte gilt nur für die Person, die sie angelegt hat.
- Die Karte ist personengebunden. Stempel können nicht auf andere Karten übertragen werden.
Bei Papier ist das schwer zu prüfen. Digital ist die Karte an das Wallet des Kunden gebunden. Die Regel gehört trotzdem drauf – damit klar ist, dass zwei halbvolle Karten nicht zu einer vollen zusammengelegt werden.
4. Gültigkeit
- Gültig 12 Monate ab Ausgabedatum.
- Gültig bis 31.12. des Folgejahres.
- Die Karte gilt, solange sie mindestens einmal in 6 Monaten genutzt wird.
- Diese Karte hat kein Ablaufdatum.
Zwölf Monate sind ein fairer Rahmen. Wer gar kein Ablaufdatum will, sollte es trotzdem hinschreiben – dann ist die Frage beantwortet.
Optionale Regeln, die Ärger sparen
| Thema | Beispieltext | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Mindestbon | Ein Stempel pro Einkauf ab 5 Euro. | Wenn kleine Artikel wie Kaugummi sonst Stempel bringen |
| Verlust | Bei Verlust der Karte erlischt der gesammelte Stand. | Papierkarten, bei denen kein Stand nachgehalten wird |
| Kombination | Nicht kombinierbar mit anderen Rabatten oder Gutscheinen. | Wenn du Aktionen fährst, die sich sonst stapeln |
| Barauszahlung | Keine Barauszahlung, kein Restwert. | Immer – kostet nichts und beugt vor |
| Filiale | Gültig nur in unserer Filiale in der Musterstraße. | Bei mehreren Standorten mit getrennter Kasse |
| Einlösung | Die Belohnung wird beim nächsten Einkauf eingelöst. | Wenn die volle Karte nicht sofort eingelöst werden soll |
| Änderung | Wir behalten uns vor, das Programm mit 4 Wochen Vorlauf anzupassen. | Wenn du die Belohnung später ändern willst |
Nimm nur die Regeln, die du wirklich brauchst. Sieben Zeilen Kleingedrucktes wirken abschreckend. Drei klare Sätze wirken fair.
Komplette Regel-Sets zum Kopieren
Café mit 10-Stempel-Karte
Vorderseite trägt Logo und Belohnung. Rückseite trägt:
Ein Stempel pro Einkauf ab 3 Euro. 10 Stempel: 1 Heißgetränk nach Wahl gratis. Die Karte ist nicht übertragbar und gilt 12 Monate ab Ausgabe. Keine Barauszahlung, nicht mit anderen Aktionen kombinierbar. Bei Verlust erlischt der gesammelte Stand.
Friseur mit 5-Stempel-Karte
Ein Stempel pro Haarschnitt oder Farbbehandlung. 5 Stempel: Der 6. Haarschnitt zum halben Preis. Die Karte ist personengebunden und gilt 18 Monate ab Ausgabe. Nicht kombinierbar mit anderen Rabatten.
Autowäsche mit 6-Stempel-Karte
Ein Stempel pro Wäsche, unabhängig vom Programm. 6 Stempel: 1 Wäsche im Programm Standard gratis. Gültig 12 Monate ab Ausgabe, nicht übertragbar, keine Barauszahlung.
So formulierst du Regeln, die niemand missversteht
Aktiv und konkret.
„Ein Stempel pro Einkauf" statt „Stempel werden nach Einkauf vergeben".
Zahlen statt Umschreibungen.
„Ab 3 Euro" statt „bei einem angemessenen Einkauf".
Positiv, wo es geht.
„Gilt 12 Monate" statt „Verfällt nach 12 Monaten".
Keine Ausnahmenlisten.
Wenn drei Produkte nicht zählen, ist der Mindestbon der bessere Weg.
Team einbeziehen.
Lies die Regeln mit deinem Team durch. Frag, welche Situationen fehlen. Die Kasse kennt die Fragen der Kunden.
Mach den Selbsttest: Sind deine Regeln klar genug?
- Steht auf der Karte, wofür es einen Stempel gibt?
- Ist klar, wie viele Stempel bis zur Belohnung nötig sind?
- Weiß der Kunde, ob die Karte übertragbar ist?
- Steht drauf, wie lange die Karte gilt?
- Versteht dein Team die Regeln ohne Rückfrage?
- Würdest du die Regeln einem Kunden vorlesen, ohne dich zu rechtfertigen?
Wenn du bei einem Punkt zögerst, formuliere die Regel neu.
Regeln digital: Die Technik setzt sie automatisch durch
Bei der digitalen Stempelkarte im Apple Wallet oder Google Wallet bleiben die Regeln inhaltlich gleich. Aber einige setzen sich von selbst durch.
Scan-Cooldowns sorgen dafür, dass es pro Besuch nur einen Stempel gibt. Die Kasse muss es nicht diskutieren. Die Karte ist an das Wallet gebunden – also nicht übertragbar. Verlust gibt es nicht, der Stand ist beim Kunden. Und die Belohnung wird im Dashboard mit einem Tipp eingelöst und ist dann sichtbar verbraucht.
Wie sich Missbrauch digital gegenüber Papier unterscheidet, zeigt Stempelkarten-Betrug verhindern.
Wenn du deine Regeln auf Papier und digital parallel nutzt, halte sie identisch. Sonst gibt es zwei Programme.
Was passiert, wenn du keine Regeln formulierst
Ohne klare Regeln entscheidest du an der Kasse spontan. Das kostet Zeit. Und es wirkt willkürlich.
Ein Kunde bekommt den Stempel, der andere nicht – für den gleichen Einkauf. Das spricht sich rum. Und es kostet dich mehr als die fünf Minuten, die du jetzt in die Regeln investierst.
Jede Woche ohne klare Regeln ist eine Woche, in der du Stammkunden verlierst, ohne es zu merken.
Fazit
Stempelkarte Regeln formulieren heißt: vier Fragen vorab beantworten. Wofür gibt es einen Stempel? Wie viele bis zur Belohnung? Ist die Karte übertragbar? Wie lange gilt sie?
Dazu die optionalen Regeln, die zu deinem Laden passen. In drei bis fünf klaren Sätzen. Die Beispieltexte oben kannst du direkt übernehmen.
Wenn du die Regeln digital umsetzt, setzt die Technik einen Teil davon automatisch durch. Mit stampa legst du deine Stempelkarte in wenigen Minuten als Karte im Wallet an. Kostenlos bis 100 aktive Kunden, ohne Kreditkarte.