Stempelkaartregels formuleren: teksten zonder discussies
Stempelkaartregels formuleren is de taak die veel winkels overslaan, en die vervolgens aan de kassa in discussies eindigt: telt een kauwgummetje als aankoop, mag de vriendin de kaart gebruiken, geldt deze nog na twee jaar. Dit artikel levert concrete formuleringen voor elke regel die je nodig hebt, klaar om te kopiëren voor de papieren kaart en voor de digitale stempelkaart in de Wallet. Aan het einde weet je welke regels verplicht zijn, welke optioneel, en hoe je ze zo schrijft dat niemand ze verkeerd begrijpt.
Waarom regels vóór de eerste stempel moeten staan
Een regel die pas bij inlevering opduikt, voelt als een truc. De klant heeft tien stempels verzameld en hoort nu dat de kaart verlopen is of de cappuccino niet telt. Het resultaat is een verloren vaste klant, ongeacht of de regel terecht was.
Daarom horen de regels op de kaart, voordat de eerste stempel erop gaat. Op papier op de achterkant, digitaal op de achterkant van de Wallet-pas of op de pagina waar de kaart wordt toegevoegd. Kort, leesbaar, zonder juridisch jargon. Drie tot vijf regels volstaan.
De vier verplichte regels met voorbeeldteksten
1. Waarvoor krijg je een stempel
Dit is de meest voorkomende bron van discussie. Zeg duidelijk wat telt:
- Één stempel per aankoop.
- Één stempel per aankoop vanaf 3 euro.
- Één stempel per warm drankje.
- Één stempel per kapperbeurt of behandeling.
- Één stempel per wasbeurt, ongeacht het programma.
De toevoeging per aankoop voorkomt dat drie koffies op één bon drie stempels opleveren. Als je dat wilt toestaan, schrijf het expliciet: Één stempel per drankje, ook bij meerdere op één bon.
2. Hoeveel stempels tot de beloning en wat het is
- 10 stempels: 1 koffie naar keuze gratis.
- 8 stempels: 1 broodtas tot 4 euro gratis.
- 5 stempels: De 6e kapperbeurt voor halve prijs.
- 6 stempels: 1 wasbeurt tot programma Standaard gratis.
Noem bij gratis producten het bereik, anders bestelt iemand bij de gratis koffie de grote caramel latte met hazelmelk. Hoe je het juiste aantal vindt, staat in Hoeveel stempels tot de beloning.
3. Overdraagbaarheid
- De kaart is niet overdraagbaar.
- De kaart geldt alleen voor de persoon die deze heeft aangemaakt.
- De kaart is persoonsgebonden. Stempels kunnen niet naar andere kaarten worden overgedragen.
Bij papier is dit moeilijk te controleren, digitaal is de kaart aan de Wallet van de klant gebonden. De regel hoort er toch op, zodat duidelijk is dat twee halfvolle kaarten niet tot één volle kunnen worden samengevoegd.
4. Geldigheid
- Geldig 12 maanden vanaf uitgiftedatum.
- Geldig tot 31 december van het volgende jaar.
- De kaart geldt zolang deze minstens eenmaal in 6 maanden wordt gebruikt.
- Deze kaart heeft geen vervaldatum.
Twaalf maanden is een eerlijk kader. Wie geen vervaldatum wil, moet dit toch schrijven, dan is de vraag beantwoord.
Optionele regels die gedoe besparen
| Onderwerp | Voorbeeldtekst | Wanneer zinvol |
|---|---|---|
| Minimumbedrag | Één stempel per aankoop vanaf 5 euro. | Als kleine artikelen zoals kauwgum of water anders stempels opleveren |
| Verlies | Bij verlies van de kaart vervalt de verzamelde stand. | Papieren kaarten waarvan geen stand wordt bijgehouden |
| Combinatie | Niet combineerbaar met andere kortingen of cadeaubonnen. | Als je acties voert die anders kunnen stapelen |
| Contante uitbetaling | Geen contante uitbetaling, geen restwaarde. | Altijd, kost niets en voorkomt problemen |
| Filiaal | Geldig alleen in ons filiaal aan de Voorbeeldstraat. | Bij meerdere locaties met aparte kassa |
| Inlevering | De beloning wordt bij de volgende aankoop ingelost. | Als de volle kaart niet direct moet worden ingelost |
| Wijziging | We behouden ons het recht voor het programma met 4 weken vooraankondiging aan te passen. | Als je de beloning later wilt wijzigen |
Neem alleen de regels die je echt nodig hebt. Zeven regels kleine lettertjes werken afschrikkend, drie duidelijke zinnen werken eerlijk.
Een compleet regelset om te kopiëren
Voor een café met 10-stempel-kaart, voorkant met logo en beloning, achterkant met:
Één stempel per aankoop vanaf 3 euro. 10 stempels: 1 warm drankje naar keuze gratis. De kaart is niet overdraagbaar en geldig 12 maanden vanaf uitgiftedatum. Geen contante uitbetaling, niet combineerbaar met andere acties. Bij verlies vervalt de verzamelde stand.
Voor een kapper met 5-stempel-kaart:
Één stempel per kapperbeurt of kleurbehandeling. 5 stempels: De 6e kapperbeurt voor halve prijs. De kaart is persoonsgebonden en geldig 18 maanden vanaf uitgiftedatum. Niet combineerbaar met andere kortingen.
Voor een autowasserij met 6-stempel-kaart:
Één stempel per wasbeurt, ongeacht het programma. 6 stempels: 1 wasbeurt in programma Standaard gratis. Geldig 12 maanden vanaf uitgiftedatum, niet overdraagbaar, geen contante uitbetaling.
Hoe je regels formuleert die niemand verkeerd begrijpt
- Actief en concreet. Één stempel per aankoop in plaats van Stempels worden na aankoop gegeven.
- Getallen in plaats van omschrijvingen. Vanaf 3 euro in plaats van Bij een passende aankoop.
- Positief waar mogelijk. Geldig 12 maanden in plaats van Vervalt na 12 maanden.
- Geen uitzonderingslijsten. Als drie producten niet tellen, is het minimumbedrag de betere oplossing.
- Team betrekken. Lees de regels met je team door en vraag welke situaties ontbreken. De kassa kent de vragen van klanten.
Regels digitaal: minder discussie, omdat de technologie ze afdwingt
Bij de digitale stempelkaart in Apple Wallet of Google Wallet blijven de regels inhoudelijk hetzelfde, maar sommige zetten zich vanzelf door. Scan-cooldowns zorgen ervoor dat je per bezoek maar één stempel krijgt, zonder dat de kassa erover moet discussiëren. De kaart is aan de Wallet gebonden, dus niet overdraagbaar. Verlies bestaat niet, de stand is bij de klant. En de beloning wordt in het dashboard met een tik ingelost en is dan zichtbaar verbruikt.
Hoe misbruik digitaal verschilt van papier, staat in Stempelkaartfraude voorkomen. Als je je regels op papier en digitaal parallel gebruikt, houd ze identiek, zodat er geen twee programma's zijn.
Conclusie
Stempelkaartregels formuleren betekent vier vragen vooraf beantwoorden: waarvoor krijg je een stempel, hoeveel tot de beloning, is de kaart overdraagbaar, hoe lang geldig. Daarnaast de optionele regels die bij je winkel passen, in drie tot vijf duidelijke zinnen. De voorbeeldteksten hierboven kun je direct overnemen. Als je je regels digitaal implementeert, zet de technologie een deel ervan automatisch door. Met stampa maak je je stempelkaart in enkele minuten als kaart in de Wallet aan, gratis tot 100 actieve klanten en zonder creditcard. Nu gratis starten.