Stempelkaartregels formuleren: teksten voor papier & digitaal
Zonder duidelijke regels op de kaart kost elke inlevering je tijd – en in het ergste geval een vaste klant.
Stempelkaartregels formuleren – veel winkels slaan dit over. Dan ontstaan er discussies aan de kassa: telt de kauwgom als aankoop? Mag de vriendin de kaart gebruiken? Geldt deze nog na twee jaar?
Dit artikel geeft je concrete formuleringen voor elke regel. Om te kopiëren voor papier en voor de digitale stempelkaart in de Wallet. Je leert welke regels verplicht zijn, welke optioneel – en hoe je ze formuleert zodat niemand ze verkeerd begrijpt.
Waarom regels voor de eerste stempel op de kaart horen
Een regel die pas bij inlevering opduikt, voelt als een truc.
De klant heeft tien stempels verzameld. Nu hoort hij: de kaart is verlopen, of de cappuccino telt niet. Het resultaat: een verloren vaste klant. Ongeacht of de regel terecht was.
Daarom horen de regels op de kaart voordat de eerste stempel erop komt. Op papier op de achterkant. Digitaal op de achterkant van de Wallet-pas of op de pagina waar de kaart wordt toegevoegd.
Kort, leesbaar, zonder juridisch jargon. Drie tot vijf regels volstaan.
De vier verplichte regels met voorbeeldteksten
1. Waarvoor krijg je een stempel
Dit is de meest voorkomende bron van discussie. Zeg duidelijk wat telt:
- Een stempel per aankoop.
- Een stempel per aankoop vanaf 3 euro.
- Een stempel per warm drankje.
- Een stempel per kapperbeurt of behandeling.
- Een stempel per wasbeurt, ongeacht het programma.
De toevoeging "per aankoop" voorkomt dat drie koffies op één bon drie stempels opleveren. Als je dat wilt toestaan, schrijf het expliciet: "Een stempel per drankje, ook bij meerdere op één bon."
2. Hoeveel stempels tot de beloning – en wat het is
- 10 stempels: 1 gratis koffie naar keuze.
- 8 stempels: 1 broodtas tot 4 euro gratis.
- 5 stempels: De 6e kapperbeurt voor halve prijs.
- 6 stempels: 1 wasbeurt tot standaardprogramma gratis.
Noem bij gratis producten het bereik. Anders bestelt iemand bij de gratis koffie een grote caramel latte met plantaardige melk.
Hoe je het juiste aantal vindt, staat in Hoeveel stempels tot de beloning.
3. Overdraagbaarheid
- De kaart is niet overdraagbaar.
- De kaart geldt alleen voor de persoon die deze heeft aangemaakt.
- De kaart is persoonlijk. Stempels kunnen niet naar andere kaarten worden overgedragen.
Bij papier is dit moeilijk te controleren. Digitaal is de kaart aan de Wallet van de klant gebonden. De regel hoort er toch op – zodat duidelijk is dat twee halfvolle kaarten niet tot één volle kunnen worden samengevoegd.
4. Geldigheid
- Geldig 12 maanden vanaf uitgavedatum.
- Geldig tot 31 december van het volgende jaar.
- De kaart geldt zolang deze minstens eenmaal in 6 maanden wordt gebruikt.
- Deze kaart heeft geen vervaldatum.
Twaalf maanden is een eerlijk kader. Wie geen vervaldatum wil, moet dit toch opschrijven – dan is de vraag beantwoord.
Optionele regels die gedoe voorkomen
| Onderwerp | Voorbeeldtekst | Wanneer nuttig |
|---|---|---|
| Minimumbon | Een stempel per aankoop vanaf 5 euro. | Als kleine artikelen zoals kauwgom anders stempels opleveren |
| Verlies | Bij verlies van de kaart vervalt de verzamelde stand. | Papierkaarten waarbij geen stand wordt bijgehouden |
| Combinatie | Niet combineerbaar met andere kortingen of cadeaubonnen. | Als je acties voert die anders stapelen |
| Contante uitbetaling | Geen contante uitbetaling, geen restwaarde. | Altijd – kost niets en voorkomt problemen |
| Filiaal | Geldig alleen in ons filiaal aan de Voorstraat. | Bij meerdere locaties met aparte kassa |
| Inlevering | De beloning wordt bij de volgende aankoop ingelost. | Als de volle kaart niet meteen moet worden ingelost |
| Wijziging | We behouden ons het recht voor het programma met 4 weken voorafgaande kennisgeving aan te passen. | Als je de beloning later wilt wijzigen |
Neem alleen de regels die je echt nodig hebt. Zeven regels in klein lettertype werken afschrikkend. Drie duidelijke zinnen voelen eerlijk.
Complete regelsets om te kopiëren
Café met 10-stempel-kaart
Voorkant draagt logo en beloning. Achterkant draagt:
Een stempel per aankoop vanaf 3 euro. 10 stempels: 1 warm drankje naar keuze gratis. De kaart is niet overdraagbaar en geldig 12 maanden vanaf uitgave. Geen contante uitbetaling, niet combineerbaar met andere acties. Bij verlies vervalt de verzamelde stand.
Kapper met 5-stempel-kaart
Een stempel per kapperbeurt of kleuringbehandeling. 5 stempels: de 6e kapperbeurt voor halve prijs. De kaart is persoonlijk en geldig 18 maanden vanaf uitgave. Niet combineerbaar met andere kortingen.
Autowasserette met 6-stempel-kaart
Een stempel per wasbeurt, ongeacht het programma. 6 stempels: 1 wasbeurt in het standaardprogramma gratis. Geldig 12 maanden vanaf uitgave, niet overdraagbaar, geen contante uitbetaling.
Zo formuleer je regels die niemand verkeerd begrijpt
Actief en concreet.
"Een stempel per aankoop" in plaats van "stempels worden na aankoop gegeven".
Getallen in plaats van omschrijvingen.
"Vanaf 3 euro" in plaats van "bij een passende aankoop".
Positief waar mogelijk.
"Geldig 12 maanden" in plaats van "vervalt na 12 maanden".
Geen uitzonderingslijsten.
Als drie producten niet tellen, is een minimumbon de betere oplossing.
Team betrekken.
Lees de regels met je team door. Vraag welke situaties ontbreken. De kassa kent de vragen van klanten.
Doe de zelftest: zijn je regels duidelijk genoeg?
- Staat op de kaart waarvoor je een stempel krijgt?
- Is duidelijk hoeveel stempels tot de beloning nodig zijn?
- Weet de klant of de kaart overdraagbaar is?
- Staat erop hoe lang de kaart geldig is?
- Begrijpt je team de regels zonder terugvraag?
- Zou je de regels aan een klant voorlezen zonder je te rechtvaardigen?
Als je bij één punt aarzelt, formuleer de regel opnieuw.
Regels digitaal: de technologie stelt ze automatisch in
Bij de digitale stempelkaart in Apple Wallet of Google Wallet blijven de regels inhoudelijk hetzelfde. Maar sommige worden automatisch ingesteld.
Scan-cooldowns zorgen ervoor dat je per bezoek maar één stempel krijgt. De kassa hoeft dit niet te bespreken. De kaart is aan de Wallet gebonden – dus niet overdraagbaar. Verlies bestaat niet, de stand is bij de klant. En de beloning wordt in het dashboard met één tik ingelost en is dan zichtbaar verbruikt.
Hoe misbruik digitaal versus papier verschilt, staat in Stempelkaartfraude voorkomen.
Als je je regels op papier en digitaal parallel gebruikt, houd ze identiek. Anders heb je twee programma's.
Wat gebeurt er als je geen regels formuleert
Zonder duidelijke regels beslis je spontaan aan de kassa. Dat kost tijd. En het voelt willekeurig.
De ene klant krijgt de stempel, de ander niet – voor dezelfde aankoop. Dat spreekt zich rond. En het kost je meer dan de vijf minuten die je nu in de regels investeert.
Elke week zonder duidelijke regels is een week waarin je vaste klanten verliest zonder het te merken.
Conclusie
Stempelkaartregels formuleren betekent: vier vragen van tevoren beantwoorden. Waarvoor krijg je een stempel? Hoeveel tot de beloning? Is de kaart overdraagbaar? Hoe lang geldig?
Daarnaast de optionele regels die bij je winkel passen. In drie tot vijf duidelijke zinnen. De voorbeeldteksten hierboven kun je direct overnemen.
Als je de regels digitaal implementeert, stelt de technologie een deel ervan automatisch in. Met stampa maak je je stempelkaart in enkele minuten als kaart in de Wallet aan. Gratis tot 100 actieve klanten, zonder creditcard.